Effectief debiteurenbeheer in Coronatijd.

The hunt for cash is on

De overheid geeft de mogelijkheid om betalingen uit te stellen, bij ondernemingen zie ik een omgekeerde beweging. Meer en meer leveranciers  dringen aan op strikte naleving van de betaalafspraken. Logisch ook, de mogelijkheden om met een deficit te werken zijn voor een onderneming veel beperkter dan voor de overheid. De meeste ondernemingen willen hun financiën zo goed mogelijk op orde houden. De hunt for cash is on.  

Hoe vergroot je de kans dat je betaald geraakt? Hoe zorg je voor je eigen financiële gezondheid?

Spijtig genoeg ken ik geen toverformule. Wat ik wel heb, zijn tips die zeker de moeite waard zijn. Ze vragen heel wat inspanning van de medewerkers, een goede procedure en vooral ook veel ondersteuning van het management.

Tip 1: Top of mind

Zorg dat je top of mind blijft bij je klanten. Klanten gaan mogelijk liquiditeitstekorten krijgen en niet iedereen correct kunnen betalen. Probeer bij de gelukkigen te zijn. Het kiezen van wie betaald wordt, is vaak rationeel: welke leverancier heb ik absoluut nodig? Met welke leverancier wil ik nadien zeker nog verder gaan? Wanneer je  ‘maar’ een kleine leverancier bent, betekent dat niet dat je niet betaald zal worden: subjectieve elementen spelen nu een rol. Aanwezig zijn, regelmatige contactnames én een commerciële empathische flair kunnen je een stap vooruit helpen.

Zorg voor consequente, snelle opvolging. Voor grote bedragen, kan je starten met ‘pre-due calls’ zo weet je voor vervaldag al of de factuur goed ontvangen is en er geen bemerkingen zijn. Neem minimum 1x per week contact, varieer in je communicatiemiddelen en zorg dat je boven op de stapel komt te liggen. Opgelet: niet stalken maar met een commerciële flair je klanten benaderen. Schakel ook zeker je salesmensen in.  Zij kunnen hun goede contacten bij de klant nu optimaal aanwenden. Krijg je geen reactie? Escaleer door je manager contact te laten nemen en probeer in te vorderen  op managementniveau.  

Tip 2: Nudging

Gebruik nudging principes. Door nudging geef je klanten een duwtje in de rug. Je gebruikt die argumenten waar klanten naar willen luisteren.  Niet manipulerend of dominant, maar positief stimulerend om de juiste actie te ondernemen. Focus op solidariteit, afspraken én op de toekomst

Vermijd ‘schoolmeestergedrag’. Pas op voor het zwaaien met het vingertje!  ‘In tijden van crisis is het ongehoord dat klanten hun afspraken niet nakomen’ wordt:’ We begrijpen dat het in tijden van crisis niet altijd gemakkelijk is om afspraken na te komen, toch vragen we u om een inspanning te doen want we hebben elkaar nodig om ongeschonden uit deze crisis te geraken.

Tip 3: wees voorzichtig met het tonen van zwakte

Stel jezelf als leverancier niet zwak op ‘ wij hebben ook het geld van onze klanten nodig om te overleven’, ‘ wij moeten ook onze leveranciers betalen’, ‘het water staat ons ook aan de lippen’. Dit levert geen betaling op. Integendeel zelfs: het is mogelijk een motivatie om niet te betalen.  Je boodschap kan geïnterpreteerd worden dat je aan de rand van het faillissement staat en wanhopig bent. De betaling gaat dan toch geen zoden aan de dijk brengen…    

Dit geldt even goed voor de boodschap: ‘ ik doe ook maar mijn werk’ als reactie op de klant die het ongepast vindt dat je in deze periode naar je geld vraagt. Je klant zal voelen dat je emotioneel bent en hier ongetwijfeld misbruik van proberen te maken.

 Tip 4: denk goed na over externe escalatie

Escalatie blijft nodig. Probeer eerst zelf en toon geduld wanneer een klant wat uitstel vraagt. Je klant zal je dankbaar zijn. Maak duidelijke afspraken. Wanneer die afspraken niet nagekomen worden én bij oneerlijkheid dan kan én moet je escaleren. Doe dit ook als je klant niet bereikbaar is en niet reageert op mails. De tussenkomst van een derde partij kan al voldoende zijn om je vordering boven op de stapel te leggen. Probeer nu zeker eerst de minnelijke fase bij je externe partner want de overheid denkt aan een juridische pauzeknop voor wanbetaling.

Uitstel van betaling moet kunnen, afstel van betaling accepteren we niet  

Tip 5: persoonlijke acties

Blijf personaliseren. Kijk naar de activiteit van je klant. Is het een verplicht gesloten winkel, een freelancer waarvan de activiteit volledig is stilgevallen, is het een consument in tijdelijke werkloosheid? Ga er dan anders mee om dan met klanten die ‘voordeel’ halen uit de crisis. Bedrijven uit de verpakkingsindustrie of grootwarenhuizen bijvoorbeeld hebben nu geen reden om later te betalen. Integendeel zelfs. Ze hebben in feite de morele plicht om voor vervaldag te betalen. Contacteer hen gerust. Mogelijk korten ze hun betaaltermijnen in. Het proberen waard.

Tip 6: reageer op standaardbrieven

Een klant is uniek, een leverancier ook .  Reageer daarom op standaardbrieven van klanten.

Heel wat (grote en mindergrote) bedrijven sturen naar leveranciers een eenzijdige wijziging van het contract. Ze melden dat ze hun betaaltermijn verlengen met 2 maanden, dat ze korting van 5% aftrekken ter compensatie/ als teken van solidariteit of dat ze voorlopig alle betalingen tegenhouden.

‘Niet geprotesteerd is geaccepteerd’ is vaak de regel. Dus een wijze raad: reageer op dergelijke brieven, protesteer en u zal toch op zijn minst een paar passen voorsprong krijgen op de leveranciers die dit niet doen

(De brief hieronder van een onderneming die levert aan tuincentra en bloemenwinkels)  is een mooi voorbeeld van een standaardbrief waarin nudging-technieken zijn toegepast. Het antwoord van de leverancier evenzeer.

Beste

U zal zelf ook gemerkt hebben dat onze sector ook bijzonder zwaar getroffen is door Corona. De eerste reële schade wordt geleden bij onze klanten die met de abrupte ingang van de quarantaine-maatregelen onmiddellijk hun verkopen zagen stilvallen. Gezien de aard en beperkte houdbaarheid van ons product, zijn deze ook nauwelijks te bufferen waardoor alles wat nu niet verkocht wordt ook grotendeels verloren is voor onze klanten. Onze klanten kunnen begrijpelijk de normale betalingstermijnen niet respecteren. Als bedrijf proberen wij daar begrip voor op te brengen en de opstart van noodsteun voor onze klanten of het hernemen van de verkoop ten dele mee af te wachten. Dat kunnen we echter niet alleen, vandaar dat ook wij beroep doen op al onze leveranciers om onze sector nu gezamenlijk te ondersteunen. In die context zijn wij genoodzaakt om dezelfde betaaltermijnen te hanteren als dewelke ons momenteel opgelegd worden, met name 90 dagen einde maand.

We gaan met een normale financiële positie  deze periode in waardoor we er op vertrouwen dat we deze crisis gaan overwinnen.

 Ik hoor graag welke inspanning jullie hier met ons willen doen. Na deze crisis gaan we uiteraard terug naar onze standaardbetalingstermijn van 30 dagen einde maand.

Voor zo  ver we in de toekomst kunnen kijken, hebben we er vertrouwen in dat we met elkaar deze crisis overwinnen en rekenen intussen op uw begrip.

De reactie van de leverancier:

Beste klant,

Dank u voor uw eerlijke brief. Uw sector is inderdaad – net als de onze- zeer zwaar getroffen. Solidariteit is nu noodzakelijk. We begrijpen dan ook dat u en uw klanten het momenteel moeilijk hebben.

Wij stellen voor dat we u betaaluitstel geven tot 31 mei. Voor de openstaande facturen komt dit neer op een betaaltermijn van  60 dagen einde maand, met andere woorden: een volledige maand later dan de oorspronkelijke afspraak die we samen maakten. Omwille van de goede relatie verlenen we u graag dit betaaluitstel.

Wij geloven er ook in dat wanneer alle partijen samen een inspanning doen de crisis overwonnen kan worden.

Hartelijk dank alvast voor uw betaling.   

Ik weet dat dit artikel geen ‘rocket science’  bevat. Ik wil alleen een oproep doen om zo veel én zo efficiënt mogelijk te innen. Geef niet op. Zeker niet wanneer het moeilijk is/wordt. Het is duidelijk dat de economische wereld er binnenkort heel anders zal uitzien. Ik hou mijn hart vast voor het heropenen van de ondernemingsrechtbanken. Een faillissement is ook een manier om van schulden af te geraken…

Hebben jullie nog tips? Interessante voorbeelden? Zet ze zeker in de comments. We worden er allemaal beter van.

Marleen